Verwaltung von Microsoft Teams über das Office 365 Admin Center

Microsoft Teams - derzeit das Tool zur Steigerung der Produktivität und Zusammenarbeit im Unternehmen. Für die Endanwender ergeben sich viele Vorteile, wie. z.B. die schnelle Bereitstellung der notwendigen Funktionalitäten für eine effektive Zusammenarbeit oder auch die Einbindung unterschiedlicher Dienste und Konnektoren. Schnell hat man als Anwender einen externen Dienst oder Anwendung, wie z.B. MindMeister oder auch BitBucket hinzugefügt ohne das Arbeitstool, in diesem Fall MS Teams, verlassen zu müssen - kein Hin- und Herspringen mehr in Browsern oder Anwendungen. Wo die Daten liegen spielt hier eher eine untergeordnete Rolle. Oder mal eben einen weiteren Cloud-Speicher wie z.B. Dropbox hinzugefügt. Was kann man als Endanwender noch mehr verlangen - auch mobil arbeiten zu können - aber auch das ist kein Problem mehr dank verfügbarer Apps. Das hört sich doch alles mehr als gut an - wären da nicht auch die IT-Administratoren, rechtlichen Grundlagen und Unternehmensrichtlinien.

Welche Möglichkeiten bieten sich den IT-Administratoren in der Verwaltung und Steuerung zur Nutzung von Microsoft Teams?  Es gibt bereits eine Vielzahl von Verwaltungsmöglichkeiten um die Nutzung der Dienste und Erweiterungen zu verhindern - sollte man diese jedoch nur sehr gezielt einsetzen - das Tool soll schließlich der Zusammenarbeit und Kommunikation dienen. Grundlegende Vorraussetzung ist eine entsprechende Office 365 Lizenz (Office 365 Business Premium, Office 365 Business Essentials, A1, A3, A5, E1, E3, E5 oder auch alle Nonprofit-Pläne - Stand Februar 2018) und die Zuweisung des Dienstes "Microsoft Teams".

Ohne diese Zuweisung hat der Endanwender keinen Zugriff auf Microsoft Teams. Im Admin Center findet man unter "Services & add-ins" noch weitere Einstellungen, um die Nutzung von Microsoft Teams nach vorheriger Zuweisung, im Detail zu konfigurieren.

Wenn die Nutzung von Cloud-Speicher deaktiviert werden soll, kann man dies im Bereich "Custom Cloud Storage" einschränken (Box, Dropbox, Google Drive und ShareFile - Stand Februar 2018).

Wozu aber anderen Cloudspeicher verwenden, wenn man doch OneDrive zur Verfügung hat. Es gibt natürlich Unternehmen, die vor der Verwendung von Microsoft Clouddiensten auf Alternativen wie z.B. Box ausgewichen sind und diese Informationen auch weiterhin nutzen möchten ohne eine Migration in Angriff zu nehmen oder aber auch mit Partnern/Kunden zusammenarbeiten, deren bevorzugter Cloudspeicher z.B. Google Drive ist. Im folgenden sieht man, dass der Endanwender auch weiterhin die volle Auswahl hat um optimal arbeiten zu können ;-)

Die Nutzung von externer Drittanbieter-Apps ist ein weiterer Punkt, der IT-Administratoren eventuell in den Sinn kommt zu regulieren und meiner Meinung nach auch großen Sinn macht. Hier kann der Admin pro App entscheiden, ob diese verwendet werden darf oder nicht. In der Standard-Einstellung sind neue verfügbare Drittanbieter-Apps immer aktiviert (das sollte man unbedingt deaktivieren und neue Apps nur nach interner Prüfung für die Nutzung freischalten).

Häufig erhält man eine Email, möchte diese aber in Richtung Teams weiterleiten, da dort  für die Zusammenarbeit besser aufgehoben. Jeder Kanal in Microsoft Teams erhält eine separate Email-Adresse, die dazu verwendet werden kann, um Emails direkt an einen Kanal zu senden. Hier hat man zusätzlich bei der Aktivierung die Möglichkeit es auf bestimmte Domänen einzugrenzen.

Es gibt bereits eine große Anzahl an Möglichkeiten, die Nutzung von Microsoft Teams zu verwalten. Im Office 365 Admin Center ist die Verwaltung allerdings immer global, d.h. alle Benutzer mit dem zugewiesenen Dienst verwenden dieselben konfigurierten Einstellungen. Wir haben keine Möglichkeit auf bestimmte Benutzergrupppen gesondert einzugehen. Zum Glück gibt es auch hier eine Lösung - Azure Active Directory Conditional Access über die ich Zukunft auch noch berichten werde :-)