In meinem vorherigen Beitrag habe ich die Einbindung der Office 365 Konnektoren in MS Teams aufgezeigt. Ein weiteres sehr spannendes Thema ist die Nutzung von MS Flow im Zusammenspiel mit MS Teams. Falls MS Flow noch nicht bekannt sein sollte ein kurzer Überblick. MS Flow ist ein weiterer Microsoft Cloudbasierter Dienst, der uns dabei helfen soll Prozesse zu verbessern und zu automatisieren. Auch hierbei wird der Fokus stark auf die Integration der unterschiedlichen Dienste und Anwendungen gelegt - es sind mittlerweile > 190 Dienste (Konnektoren) gelistet. Anbei eine Auswahl verfügbarer Dienste:
Hier muss man noch zwischen Standard-, Premium- und Benutzerdefinierten Konnektoren unterscheiden. Es gibt wie auch in Office 365 verschiedenen Tarife zur Nutzung MS Flow. Die Standard-Konnektoren sind Bestandteil der Office 365 Business und Enterprise Lizenzen. Hierbei muss man u.a. die Limitierung in der Anzahl der Ausführungen pro Monat (2.000) oder auch der Zeitverzögerung von 5 Minuten - wir kommen von den Timer Jobs nicht weg ;-) - beachten. Zur Nutzung der Premium-Konnektoren wie z.B. Salesforce kann man zusätzlich die Flow-Pläne 1 oder 2 buchen (Details zu den Plänen). Damit man nicht auf die Suche nach neuen Diensten gehen muss, gibt es einen eigenen Flow, um sich über neue verfügbare Dienste informieren zu lassen.
Welche Möglichkeiten aber haben wir in Verbindung mit MS Teams? Im Moment gibt es lediglich 4 Aktionen, die direkt mit MS Teams in Verbindung stehen.
Leider gibt es derzeit noch keine Trigger, um auf bestimmte Events, wie z.B. das Erstellen von Kanälen oder dem Hinzufügen von Mitgliedern, reagieren zu können. Aber wir können z.B. auf Trigger in SharePoint oder Office 365 Outlook reagieren und eine entsprechende Meldung in Richtung MS Teams versenden.
Nehmen wir an, dass wir an einem Projekt arbeiten. Hierzu haben wir bereits ein MS Team erstellt und haben somit auch Zugriff auf SharePoint, Outlook und Planner. Teams ist unser bevorzugtes Tool zum Arbeiten und wir möchten über die Abarbeitung der Aufgaben in Planner innerhalb eines Kanals informiert werden. Der folgende Flow zeigt auf wie einfach die Umsetzung ist und man immer auf dem neuesten Stand über die Abarbeitung der Aufgaben ist. Ich habe dazu ein neues Team "Projekt A" angelegt und einen neuen Kanal "Aufgaben" erstellt.
Ein neuen Flow ohne Vorlage erstellen und in den Konnektoren nach Planner suchen und "Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist" auswählen.
Wir selektieren den zu nutzenden Plan und das entsprechende Team/Kanal.
Die Auswahl der Eigenschaften der Planner-Aufgaben sind noch eingeschränkt, so lässt sich z.B. nicht ermitteln, wer die Aufgabe abgeschlossen hat. Ich hoffe, dass wir hier in Zukunft noch mehr Möglichkeiten der Integration bereitgestellt bekommen. Nachdem der Flow erfolgreich durchgelaufen ist erscheint dann auch die Meldung in Teams.
Hier muss man noch zwischen Standard-, Premium- und Benutzerdefinierten Konnektoren unterscheiden. Es gibt wie auch in Office 365 verschiedenen Tarife zur Nutzung MS Flow. Die Standard-Konnektoren sind Bestandteil der Office 365 Business und Enterprise Lizenzen. Hierbei muss man u.a. die Limitierung in der Anzahl der Ausführungen pro Monat (2.000) oder auch der Zeitverzögerung von 5 Minuten - wir kommen von den Timer Jobs nicht weg ;-) - beachten. Zur Nutzung der Premium-Konnektoren wie z.B. Salesforce kann man zusätzlich die Flow-Pläne 1 oder 2 buchen (Details zu den Plänen). Damit man nicht auf die Suche nach neuen Diensten gehen muss, gibt es einen eigenen Flow, um sich über neue verfügbare Dienste informieren zu lassen.
Welche Möglichkeiten aber haben wir in Verbindung mit MS Teams? Im Moment gibt es lediglich 4 Aktionen, die direkt mit MS Teams in Verbindung stehen.
Leider gibt es derzeit noch keine Trigger, um auf bestimmte Events, wie z.B. das Erstellen von Kanälen oder dem Hinzufügen von Mitgliedern, reagieren zu können. Aber wir können z.B. auf Trigger in SharePoint oder Office 365 Outlook reagieren und eine entsprechende Meldung in Richtung MS Teams versenden.
Nehmen wir an, dass wir an einem Projekt arbeiten. Hierzu haben wir bereits ein MS Team erstellt und haben somit auch Zugriff auf SharePoint, Outlook und Planner. Teams ist unser bevorzugtes Tool zum Arbeiten und wir möchten über die Abarbeitung der Aufgaben in Planner innerhalb eines Kanals informiert werden. Der folgende Flow zeigt auf wie einfach die Umsetzung ist und man immer auf dem neuesten Stand über die Abarbeitung der Aufgaben ist. Ich habe dazu ein neues Team "Projekt A" angelegt und einen neuen Kanal "Aufgaben" erstellt.
Ein neuen Flow ohne Vorlage erstellen und in den Konnektoren nach Planner suchen und "Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist" auswählen.
Wir selektieren den zu nutzenden Plan und das entsprechende Team/Kanal.
Die Auswahl der Eigenschaften der Planner-Aufgaben sind noch eingeschränkt, so lässt sich z.B. nicht ermitteln, wer die Aufgabe abgeschlossen hat. Ich hoffe, dass wir hier in Zukunft noch mehr Möglichkeiten der Integration bereitgestellt bekommen. Nachdem der Flow erfolgreich durchgelaufen ist erscheint dann auch die Meldung in Teams.
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